İşler ve zaman söz konusu olduğunda organize olamamanın yarattığı stres kişinin sağlığına kadar etki yaratabiliyor…

Hem iş ortamında, hem de üye olduğum çeşitli derneklerde insanların zamanını organize edebilme konusunda çok ciddi sorun yaşadıklarını fark ettim. Zamanını organize edememe yüzünden özel hayatı olmayan, iş hayatında sorun yaşayan ya da sivil toplum kuruluşlarında görev almaktan kaçınan çok insanla karşılaştım. Sorun hep aynı, tabi mazeret de… “Bu işi yetiştirmem mümkün değil, yok ben yapamam, olmaz vaktim yok.” Aslına bakarsanız bütün iş zamanınızı organize edebilmekte…

İlkokuldayken öğretmenimiz sınıfa Cuma gününden gelecek hafta neler yapmamız gerektiğinin programını yazdırırdı. Programda yazılı maddeleri yaptıkça zevkle üzerini çizerdim. O dönemde bu bana büyülü bir alışkanlık gibi gelirdi. Çünkü programın yer aldığı listeyi yapmadığım zaman işlerim bir türlü bitmez haftam bir kargaşa içinde geçerdi. Liste yapıldığında ise yetişmeyen hiçbir şey olmazdı. Bu alışkanlığın bana gelecekte nasıl bir fayda yaratacağını tabi o zamandan bilemezdim.

Bundan 50 yıl önce insanlar işlerinde günde sadece birkaç telefon görüşmesi yaparken, belki günde sadece bir randevuya gidebilirken, bir mesajın karşı tarafa ulaşması için epeyce beklerken belki de zamanını çok iyi organize eden ile etmeyen arasındaki fark bu kadar bariz değildi. Ancak mail bombardımanı, telefon trafiği, iş yoğunluğu ve sonu gelmeyen rekabet ortamında organize olamamak hakikaten çok ciddi sorunlara sebep olabiliyor. Bazıları organize olamamanın getirdiği özellikle dışsal sorunları hiç dikkate almazmış gibi görünürken, bazılarında ise organize olamamanın yarattığı stres kişinin sağlığına kadar etki yaratabiliyor.

Aslında zamanı organize edebilmenin yolu her şeyden evvel öncelikleri belirlemekten, onları bir düzene sokmaktan geçiyor. Öncelikleri belirlemediğimiz, yani örneğin Pazar akşamı haftalık programımızı yazarken hangi maddenin diğerine göre önceliği olduğunu belirleyemediğimizde sorun yaşamaya başlıyoruz. Birçok kişinin, kafasındaki işleri organize edememesinin temelinde de bu yatıyor. Öncelikleri belirleyememek.

Peki öncelik nasıl belirlenir? Asıl kritik olan nokta bu. Listenizde yer alan çoğu iş ya da görevin önceliğini siz zaten rahatlıkla belirleyebilirsiniz. Ancak bazı işler vardır ki diğerine göre önceliğini belirleyebilmek tahmin gerektirir. Burada sadece haftalık planlardan bahsetmiyorum. Gelecek ile ilgili hepimizin arzu ve istekleri, hedefleri vardır. Bu hedeflerin de doğru zamanda uygulanabilmesi adına öncelikleri vardır. Burada doğru karara yaklaşabilmek için biraz planlama konusunda tecrübe sahibi olmak gerekiyor.

Ben önceliklerimi belirlerken 2 hususa dikkat ederim. İşin uzun ya da kısa vadeli olmasıyla kolay ya da zor olmasına… Kısa vadeli kolay işlere her zaman öncelik veririm ve onları mümkün olan en kısa zamanda bitiririm ki zor işlere bolca zamanım olsun ve aklım diğer işlerde kalmasın. Kısa vadeli zor işleri genelde bir oturuşta yapmaya çalışırken uzun vadeli zor işleri ise aralara serpiştirerek, ara ara zaman ayırarak yapmaya çalışırım ki son dakikaya kalmasın.

Bir görev ya da işin önceliğini belirlerken benim tanımımla “gerçekleşebilirlik analizi” yapmakta fayda var. Bu başta size biraz zor gelebilir. Aylık ya da yıllık planlar yaparken neyi ne için seçtiğinize ve seçimleriniz sonucunda varacağınız sonuçlara dair bir takım tahminlerde bulunun. Bu tahminleri uzun-kısa vade ve kolay-zor şeklinde bir sıraya koyup yazın ve bunu devamlı yapmaya çalışın. Örneğin ben şu tarihe kadar yüksek lisans yapacağım (uzun vade /zor), ya da şu zamana kadar bu kişi ile mutlaka görüşmem gerek (kısa vade / kolay) gibi… Göreceksiniz ki bir süre sonra belirlemiş olduğunuz önceliklerle ilgili tahminleriniz sizin belirlediğiniz zamanlarda gerçekleşmeye başlıyor. Sapmalar zamanla azalıyor ve sonuçta ortaya çıkanlar sizin hayalinizde canlandırdıklarınız ile gittikçe yakınlaşıyor. Aynı bir şirkette hazırlanan bütçelerin başta belki şaşıyor olmasından zamanla yerine oturması ve şaşma oranının azalması gibi.

Hedeflerinizin tahmin ettiğiniz şekil ve zamanlarda gerçekleşmesi sizin önceliklerinizi belirlemeniz için size yardımcı olurken aynı zamanda özgüveninizin de artmasını sağlayacaktır. Ancak nasıl bütçede sapma yaratan bir kalem oluştuğunda sebep sonuç ilişkisi araştırılıyorsa gerçekleşebilirlik analizinde de tutmayan ya da belirttiğiniz zamanda ulaşamadığınız bir hedef varsa bunun neden bu şekilde olduğunu tecrübe defterine kaydetmenizde fayda var. Burada amaç, eğer tahmininizin sapmasında sizden kaynaklanan bir sebep var ise bu sebep ile bir daha karşılaşılmaması adına gerekli hazırlıkların yapılmasıdır. Yeni bir kariyer planı çizmek gibi zorlu bir karardan, hangi randevuya ne zaman gideceğinizi tespit etmeye kadar birçok kritik kararda önceliklerinizi bu şekilde belirlerseniz hayatın sizin için çok daha kolaylaştığını göreceksiniz.

Tabi burada organize olabilmek adına her dakikayı kontrol edeceğinizi sanmak gibi bir yanılsamaya düşmeden, hayatınızda sürprizlere de biraz yer vermeyi unutmayın lütfen.

Email: icoskun@mazarsdenge.com.tr
Website: www.mazarsdenge.com.tr

* Bu makale İş’te İnsan’da yayınlanmıştır.